Rapport des dépenses liées à l'éducation de l'enfance en difficulté Directives à l'intention des conseils scolaires de district pour 2003-2004

Le 25 avril 2003

Suite à l'annonce, en décembre 2002, de l'octroi de fonds supplémentaires pour l'éducation de l'enfance en difficulté, et étant donné les diverses façons dont les conseils interprètent les dépenses autorisées dans les rapports de l'éducation de l'enfance en difficulté, le ministère a décidé qu'il convenait de fournir des directives supplémentaires pour ces dépenses. La présente indique la marche à suivre par tous les conseils et facilitera de ce fait la cohérence et la comparaison des rapports présentés.

Ce document a pour but de communiquer aux conseils scolaires de district les attentes du ministère quant à la présentation appropriée des dépenses liées à la subvention pour l'éducation de l'enfance en difficulté. Ceci s'applique uniquement aux dépenses liées à l'enfance en difficulté. Ces directives s'ajoutent aux documents ministériels existants : plan comptable uniforme, documents techniques, règlements et notes envoyées aux conseils scolaires.

Ces directives ont pour but de fournir clarifications et conseils précis aux conseils et non pas de modifier la politique du Ministère concernant les exigences des rapports financiers. Par conséquent, ces directives ne visent pas à réduire la capacité des conseils de choisir l'éventail et l'envergure des programmes et des placements qu'ils jugent nécessaires pour répondre aux besoins des élèves en difficulté.

Dans certains cas, la présente décrit la meilleure façon de procéder pour les conseils équipés de systèmes présentant les renseignements appropriés. Quand une directive n'est pas décrite comme une meilleure façon de procéder, elle est obligatoire.

Rapporter les dépenses associées à l'enfance en difficulté

La subvention pour l'éducation de l'enfance en difficulté dans le cadre du financement axé sur les besoins des élèves a pour but de couvrir les coûts supplémentaires associés à la prestation de programmes et de services d'éducation à l'enfance en difficulté. Cela signifie que seulement les coûts additionnels liés aux programmes et services visant à répondre aux besoins particuliers des élèves en difficulté sont considérés comme des dépenses liées à l'éducation de l'enfance en difficulté pour les besoins des enveloppes.

La subvention pour l'éducation de l'enfance en difficulté ne vise pas à couvrir toutes les dépenses du conseil liées aux programmes et services d'éducation à l'enfance en difficulté. Plus spécifiquement, elle ne doit pas servir à financer les coûts supplémentaires que les conseils doivent engager pour l'administration du conseil, le transport et le fonctionnement des écoles. Ces dépenses ont été prises en compte lorsque d'autres subventions ont été établies dans le cadre du financement axé sur les élèves.

D'autres subventions, comme la subvention de base, la subvention pour le transport des élèves et la subvention pour l'administration et la gestion des conseils scolaires, octroient des fonds pour tous les élèves et sont utilisées pour couvrir les frais d'infrastructure et les frais directs de services liés à la prestation de services à l'ensemble des élèves. Ceci inclus les coûts liés au transport, aux services de secrétariat pour le personnel d'administration et de coordination, et aux services de bibliothèque et d'orientation.

Comme indiqué dans le Plan comptable uniforme, les dépenses se rapportant à d'autres catégories de programmes, comme les cours de perfectionnement du français, les cours d'anglais langue seconde et les programmes d'aide à l'apprentissage, ne doivent pas être incluses dans l'éducation de l'enfance en difficulté.

Rapporter les dépenses liées aux classes ordinaires avec intégration et retrait partiel et aux classes ordinaires avec enseignante-ressource ou enseignant-ressource

En ce qui concerne les classes ordinaires avec intégration et retrait partiel et les classes ordinaires avec enseignante-ressource ou enseignant-ressource, seuls les coûts additionnels associés à l'éducation de l'enfance en difficulté doivent être inclus. Les dépenses relatives aux titulaires de classe, aux fournitures, aux ordinateurs et autres coûts habituels liés à la classe ordinaire ne doivent pas être incluses puisqu'elles ne sont pas considérées comme des dépenses supplémentaires liées à la prestation de programmes et de services à une classe. Par exemple, le coût associé à l'emploi d'une aide-enseignante ou d'un aide-enseignant chargé d'assister trois élèves en difficulté intégrés dans une classe ordinaire serait un coût supplémentaire additionnel et devrait donc être présenté comme une dépense liée à l'enfance en difficulté.

Rapporter les dépenses liées aux classes distinctes

Les conseils doivent inclure la totalité de certaines dépenses liées aux classes distinctes. Lors du calcul des enveloppes, les rapports financiers prévoient un ajustement pour les classes distinctes, en soustrayant des coûts autorisés une portion de la subvention de base se rapportant à ces élèves, car elle couvre les coûts de base liés à ces classes. Cette portion consiste en la subvention de l'éducation de base pour : les titulaires de classe, les aides-enseignantes et aides-enseignants et le temps de préparation. Les coûts restants peuvent alors être inclus en tant que coûts supplémentaires associés à l'enfance en difficulté.

Les coûts associés aux services de bibliothèque et d'orientation et à l'administration au niveau de l'école, incluant les coûts liés aux directrices et directeurs d'école, directrices et directeurs adjoints et secrétaires, NE sont généralement PAS des coûts liés à l'éducation de l'enfance en difficulté, puisqu'ils ne sont pas considérés comme étant des frais supplémentaires liés au fonctionnement de l'école. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, les conseils peuvent se prévaloir de certains coûts associés aux services de bibliothèque et d'orientation et à l'administration au niveau de l'école, si des ressources supplémentaires ont été clairement et spécifiquement allouées à une école en raison d'une forte concentration d'élèves en difficulté et dans le but précis de répondre aux besoins de ces élèves. Les conseils devront démontrer que les frais additionnels d'administration ou de bibliothèque et orientation imputés à l'enveloppe allouée à l'enfance en difficulté s'ajoutent aux frais habituels budgétés par le conseil pour l'administration ou les services de bibliothèque et d'orientation de l'école et qu'ils sont attribuables à la présence d'élèves en difficulté.

Calcul de l'effectif moyen des classes

Les classes distinctes pour l'enfance en difficulté sont exclues du calcul de l'effectif moyen des classes. Dans ce cas-ci, les dépenses liées aux titulaires de classe et au temps de préparation doivent être rapportées comme coûts liés à l'éducation de l'enfance en difficulté.

Pour les classes spécialisées à faibles effectifs (par exemple école secondaire professionnelle, programme de rattrapage) qui ne sont pas considérées comme des classes d'élèves en difficulté, la classe peut être incluse dans le calcul de l'effectif moyen des classes; les dépenses liées à ces classes doivent être incluses dans les dépenses ordinaires du conseil et non dans les coûts liés à l'éducation de l'enfance en difficulté.

Rapporter les dépenses de personnel

Étant donné que tous les conseils ne sont pas équipés de systèmes d'information donnant le détail des affectations de personnel, il est nécessaire de proposer une approche sur la meilleure façon de procéder. En ce qui a trait à la présentation des dépenses de personnel (salaires, avantages sociaux et gratifications de retraite), les conseils devront :

  • utiliser la méthode la plus exacte, comme il est indiqué ci-dessous, compte tenu des systèmes en place;
  • traiter tous les éléments d'un rapport (par exemple, prévisions budgétaires ou états financiers) de façon consistante
  • indiquer la méthode suivie pour tous les rapports soumis aux CCEED locaux;
  • utiliser la moyenne du conseil pour les prestations de retraite dans tous les rapports.

En ce qui concerne les prévisions budgétaires, les conseils sont autorisés à utiliser la moyenne des dépenses de personnel pour toutes les catégories de personnel, étant donné que les affectations de personnel pour l'année scolaire à venir n'ont pas encore été déterminées. Il est possible que les conseils dont le personnel de base ne change pas connaissent à l'avance le montant des coûts réels associés au personnel. Quoi qu'il en soit, il convient d'utiliser les meilleures estimations.

Les conseils devraient, dans la mesure du possible, inclure dans les états financiers les coûts réels associés aux titulaires de classe et aux aides-enseignantes et aides-enseignants.

En ce qui concerne les dépenses du personnel enseignant suppléant, la meilleure façon de procéder consiste à utiliser le nombre réel de jours de remplacement d'une enseignante ou d'un enseignant à l'enfance en difficulté, multiplié par le coût moyen quotidien du salaire et des avantages sociaux. Cette méthode est préférable à celle qui utilise le nombre moyen de jours au cours desquels tous les titulaires de classe du conseil ont été remplacés, qui pourrait être trop élevé (en cas de non-remplacement) ou trop bas (si le nombre d'absences est supérieur à la moyenne) Si un conseil ne peut pas capturer le nombre réel de jours de remplacement, tous les titulaires de classe qui n'ont pas été remplacés (par exemple enseignante-ressource ou enseignant-ressource) doivent être exclus du calcul du taux de remplacement moyen.

Catégories de dépenses

Cette section décrit les catégories de dépenses que les conseils peuvent présenter en tant que coûts liés à l'enfance en difficulté, dans le but de se conformer aux exigences des enveloppes. Cette liste est inclusive et exhaustive; toute dépense ne correspondant pas aux caractéristiques décrites ci-dessous n'est pas liée à l'enfance en difficulté.

Titulaires de classe

  • enseignantes et enseignants de classes distinctes pour l'enfance en difficulté;
  • enseignantes-ressources et enseignants-ressources;
  • enseignantes et enseignants à l'enfance en difficulté itinérants qui aident les titulaires de classe (pour faire des évaluations pédagogiques, élaborer des programmes spécialisés pour les élèves en difficulté) et enseignent.

Personnel enseignant occasionnel/suppléant

  • enseignantes ou enseignants occasionnels et suppléants chargés de remplacer des enseignantes ou enseignants de classes distinctes, de classes ordinaires avec intégration ou retrait partiel ou de classes ordinaires avec enseignante-ressource ou enseignant-ressource.

Aides-enseignantes et aides-enseignants

  • aides-enseignantes ou aides-enseignants dans des classes ordinaires avec intégration ou retrait partiel, des classes ordinaires avec enseignante-ressource ou enseignant-ressource et des classes distinctes;
  • aides-enseignantes ou aides-enseignants suppléants chargés de remplacer des aides-enseignantes ou aides-enseignants à l'enfance en difficulté.

Manuels scolaires, matériel didactique et fournitures scolaires

  • coût lié aux fournitures et au matériel didactique et manuels scolaires supplémentaires nécessaires aux classes avec intégration et aux classes distinctes, sauf le coût des fournitures des classes pour l'enfance en difficulté qui sont acquises dans le cadre du programme d'achat régulier de fournitures et de manuels scolaires du conseil;
  • coût réel d'achat et d'entretien de matériel et d'équipement spécialisés ou adaptés, incluant les logiciels;
  • matériel de test pour les évaluations spécialisées
  • fournitures de classes liées aux classes d'AAS 4;
  • excursions scolaires : coût total du transport et de la surveillance dans l'autobus des élèves de classes distinctes et coût additionnel que représente le transport et la surveillance d'élèves en difficulté intégrés dans une classe ordinaire. (Ne comprend pas le coût du transport des élèves inscrits à des programmes d'éducation coopérative et suivant des stages ou qui doivent se déplacer dans le cadre du programme ordinaire, tels que des programmes d'éducation physique. Ces coûts sont inclus dans les dépenses liées au transport d'une école à l'autre).

Ordinateurs dans la salle de classe

  • coût supplémentaire engagé pour l'achat de matériel informatique spécial destiné aux élèves en difficulté intégrés dans des classes ordinaires ou en classe distincte, sauf le coût des ordinateurs des classes de l'enfance en difficulté achetés dans le cadre du programme d'achat de matériel informatique destiné aux classes ordinaires.

Personnel professionnel, paraprofessionnel et technique

  • coûts liés au personnel professionnel et paraprofessionnel travaillant avec des élèves bénéficiant de services ou programmes d'éducation spécialisée, et au personnel technique travaillant sur du matériel pédagogique spécialisé, calculés au prorata du temps consacré par le personnel à s'occuper et à soutenir les élèves ayant des besoins particuliers, lequel coût doit être raisonnable et être démontré; on peut utiliser des taux différents pour divers types de personnels afin d'inclure les coûts engagés par le conseil pour répondre aux besoins particuliers des élèves en difficulté;
  • chefs de départements professionnels, tels que psychologie et travail social, au prorata du temps consacré par le personnel à s'occuper et à soutenir les élèves ayant des besoins particuliers;
  • proportion des coûts d'évaluation et d'identification précoces liés au travail effectué par des professionnels et paraprofessionnels, compte tenu des ressources habituellement consacrées par le conseil aux élèves identifiés comme ayant des besoins particuliers;
  • ne comprend pas les coûts liés au personnel de secrétariat chargé de seconder le personnel professionnel, paraprofessionnel et technique, puisqu'ils doivent être inclus dans les frais d'administration du conseil.

Services de bibliothèque et d'orientation

  • ne sont généralement pas inclus; toutefois, les coûts se rapportant aux services de bibliothèque et d'orientation peuvent être inclus pour les écoles pour lesquelles on peut démontrer qu'elles ont besoin de ressources supplémentaires en raison d'une forte concentration d'élèves en difficulté; ne comprend pas les ressources supplémentaires allouées dans le cadre de la subvention pour programmes d'aide à l'apprentissage.

Perfectionnement du personnel

  • perfectionnement professionnel lié à l'éducation de l'enfance en difficulté pour tout le personnel de l'enfance en difficulté, incluant les aides-enseignants et aides-enseignantes, les enseignants et enseignantes suppléants et les professionnels;
  • personnel enseignant suppléant remplaçant les titulaires de classes distinctes ainsi que des enseignantes-ressources ou enseignants-ressources à l'enfance en difficulté suivant tout programme de formation, ou des titulaires de classes ordinaires suivant un programme de formation professionnelle liée à l'enfance en difficulté.

Temps de préparation

  • portion du salaire du personnel enseignant (y compris les enseignantes et enseignants à domicile qui travaillent avec des élèves en difficulté) ne se rapportant pas au temps d'instruction, tel que le temps de préparation et le temps passé « en attente » non utilisé pour couvrir les absences du personnel enseignant; ne comprend pas les congés pour activités professionnelles des chefs de département (selon le Plan comptable);
  • ou coût lié au personnel supplémentaire nécessaire pour remplacer les enseignantes et enseignants à l'enfance en difficulté lorsqu'ils s'absentent de la classe pour faire de la préparation;
  • comprend une partie du temps de tout enseignante ou enseignant, (par exemple, 10 % du coût du salaire et des avantages sociaux, selon le nombre de minutes indiqué dans les conventions collectives), lorsque les enseignantes et enseignants n'ont pas besoin d'être remplacés puisqu'ils n'enseignent pas pendant cette période de la journée.

Directrices et directeurs d'école, directrices et directeurs adjoints

  • ne sont généralement pas inclus; toutefois, seuls peuvent être inclus les coûts associés aux ressources supplémentaires nécessaires à certaines écoles en raison d'une forte concentration d'élèves en difficulté; ne comprend pas les ressources supplémentaires allouées dans le cadre de la Subvention pour programmes d'aide à l'apprentissage.

Chefs de département

  • allocation pour chefs de département responsables de l'éducation de l'enfance en difficulté dans les écoles.

Administration au niveau de l'école – Services de secrétariat et fournitures

  • ces coûts ne sont généralement pas inclus; toutefois, seuls peuvent être inclus les frais associés aux services de secrétariat nécessaires à certaines écoles en raison d'une forte concentration d'élèves en difficulté; ne comprend pas les ressources supplémentaires allouées dans le cadre de la Subvention pour programmes d'aide à l'apprentissage.

Coordonnatrices et coordonnateurs et conseillères et conseillers pédagogiques

  • coordonnatrices et coordonnateurs et conseillères et conseillers pédagogiques pour l'enfance en difficulté;
  • toute directrice ou directeur, directrices et directeurs adjoints dont l'école n'assure pas la supervision des programmes d'éducation à l'enfance en difficulté; ne comprend pas la supervision des programmes de rattrapage;
  • ne comprend pas les coûts liés au personnel de secrétariat chargé de seconder les coordonnatrices et coordonnateurs et les conseillères et conseillers pédagogiques, puisqu'ils doivent être inclus dans les frais d'administration du conseil.

Annexe : Enveloppe de l'enfance en difficulté

Le tableau ci-dessous résume la façon dont les dépenses doivent être traitées en ce qui a trait à diverses catégories. Des rajustements visant à soustraire les portions appropriées de la subvention de base sont effectués dans les enveloppes des formulaires financiers.


Traitement des dépenses liées à l'enfance en difficulté par type de classe
  Coûts associés au type de classe Déduction de la subvention de base pour les élèves de classes distinctes
Catégorie de dépenses Classes ordinaires avec intégration Classes distinctes Elem Sec
Chargés de cours
Titulaires de classe 0 100 % du coût total 2 472 $ 2 596 $
Enseignantes et enseignants suppléants 0 100 % du coût total 88 $ 65 $
Temps de préparation 0 100 % du coût total 247 $ 532 $
Autres coûts directs
Enseignantes-ressources et enseignants-ressources à l'enfance en difficulté 100 % des coûts des enseignantes-ressources et enseignants-ressources à l'enfance en difficulté, incluant les enseignantes et enseignants suppléants et le temps de préparation Non
Aides-enseignantes ou aides-enseignants 100 % des coûts des aides-enseignantes ou aides-enseignants Non
Personnel professionnel, paraprofessionnel et technique Portion liée à l'enfance en difficulté Non
Coordonnatrices et coordonnateurs et les conseillères et conseillers pédagogiques 100 % des coûts des coordonnatrices et coordonnateurs et les conseillères et conseillers pédagogiques de l'enfance en difficulté Non
Perfectionnement professionnel Portion liée à l'enfance en difficulté Non
Chefs de département 100 % de l'allocation des chefs de département de l'éducation de l'enfance en difficulté Non
Coûts indirects
Manuels scolaires, matériel didactique, fournitures scolaires et équipement Coûts additionnels liés à l'éducation de l'enfance en difficulté Non
Ordinateurs de classe Coûts additionnels liés à l'éducation de l'enfance en difficulté Non
Services de bibliothèque et d'orientation Généralement non inclus, mais autorisés si les ressources supplémentaires peuvent être justifiées en raison d'une très forte concentration d'élèves en difficulté. Non
Directeurs et directrices d'école, directrices et directeurs adjoints Généralement non inclus, mais autorisés si les ressources supplémentaires peuvent être justifiées en raison d'une très forte concentration d'élèves en difficulté. Non
Service de secrétariat, bureau et fournitures dans les écoles Généralement non inclus, mais autorisés si les ressources supplémentaires peuvent être justifiées en raison d'une très forte concentration d'élèves en difficulté. Non