Guide du Plan comptable uniforme et des exigences relatives aux données financières pour les conseils scolaires de l'Ontario

Introduction

Le présent guide décrit les exigences détaillées relatives aux données financières du ministère de l'Éducation en ce qui a trait aux conseils scolaires de l'Ontario.

Il vise à :

  • décrire les données financières et les « comptes obligatoires » spécifiques qui devront être signalés au ministère de l'Éducation;
  • fournir des définitions relatives à la consignation de certains types de revenus et de dépenses;
  • fournir des définitions relatives aux comptes reliés à l'enseignement et non reliés à l'enseignement;
  • définir les comptes auxquels seront imputées les dépenses liées à l'administration, à la gestion, aux installations destinées aux élèves et à l'éducation de l'enfance en difficulté.

Les conseils scolaires devront rendre compte de données financières détaillées à l'aide des « comptes obligatoires » présentés dans le présent guide. Dans bien des cas, les conseils scolaires voudront recueillir et consigner de l'information plus détaillée que ce qu'exige le ministère. Il est donc à prévoir que le plan comptable des conseils s'écartera des exigences. Les conseils scolaires peuvent choisir d'étendre ou de modifier les comptes utilisés à leurs propres fins, mais ils devront pouvoir résumer les données et rendre compte des « comptes obligatoires ».

Structure du Plan comptable uniforme

Le Plan comptable uniforme est structuré de façon que les différents postes soient regroupés pour former des codes de compte uniques. Ces groupes de comptes, tels qu'ils sont présentés dans le guide, reflètent l'éventail de services actuellement offerts par les districts et les administrations scolaires de même que le niveau de données détaillées que le ministère de l'Éducation exigera des conseils scolaires.

Les secteurs obligatoires seront les suivants :

Fonction : 2 chiffres qui reflètent les catégories de dépenses générales minimales requises pour la déclaration des dépenses au ministère de l'Éducation.
Article : 3 chiffres qui reflètent les comptes particuliers au sein des catégories de dépenses générales requises pour la déclaration des dépenses au ministère de l'Éducation.
Section : 1 chiffre qui consigne la dépense à une section, le cas échéant.
Emplacement : défini par le conseil.
Programme : 3 chiffres qui permettent d'accumuler les coûts liés à un programme particulier.
 

L'ordre des postes n'a aucune importance ou signification particulière et les conseils peuvent structurer leur numéro de compte dans n'importe quel ordre, à condition qu'il soit possible de rendre compte des données dans le format prescrit. Cependant, dans les exemples du présent document, nous utiliserons la structure suivante :

XX     –   XXX   –   X   –     XXX     –     XXX
Fonction   Article   Section   Emplacement     Programme

L'information sur l'emplacement sera établie par les conseils et ne sera pas signalée aux ministères de l'Éducation et de la Formation. Ainsi, les comptes obligatoires seront signalés selon le format suivant :

XX     –   XXX   –   X   –     XXX
Fonction   Article   Section   Programme

Le présent guide comprend trois sections.

 
Section 1 : Liste des codes et des descriptions. Cette section comprend une liste simple des codes obligatoires et des descriptions associées pour chaque poste.
 
Section 2 : Définitions. Cette section comprend des définitions et des descriptions des types de dépenses relevant de chaque secteur ou combinaison de secteurs. Des exemples seront fournis au besoin pour éclaircir les définitions.
 
Section 3 : Liste des comptes (2 versions). Cette section comprend une liste complète de toutes les combinaisons valides de secteurs ainsi qu'une table d'association pour l'inclusion dans les diverses catégories dépenses. De plus, cette section indique les catégories des comptes.
  • Liste des comptes – classée selon la catégorie dépenses (association), le code de fonction et le code d'article.
  • Liste des comptes – classée selon le code d'article et le code de fonction.
 

Le ministère de l'Éducation apportera de temps à autre des modifications au présent guide.

Relations : Plan comptable et modèle de financement axé sur les besoins des élèves

Le Plan comptable définira le bloc de données le plus petit utilisé pour produire de l'information financière pour le ministère de l'Éducation.

Il est important de noter que même s'il y a une similarité entre le Plan comptable et la grille des dépenses que le ministère utilisent aux fins de déclaration, ils sont différents. Veuillez consulter les directives se rapportant à la grille des dépenses dans les formulaires de subvention du ministère.

Exemple : Le temps de préparation pour les enseignants serait codé « Enseignement » de la manière suivante :

10               -         172                     -      1     -     xxx   -     000
Enseignement     Temps de préparation     Elém.                   Programme général

mais serait inclus dans la rubrique « Temps de préparation » dans la grille des dépenses dans les formulaires de subvention du ministère.

Mises à jour apportées au Plan comptable 2003-2004

Cette édition du Plan comptable comporte certaines modifications et mises à jour par rapport aux versions précédentes :

  • Droits de l'association des administrateurs 31-701 doivent être appliqués à 331
    Autre gestion des affaires (anciennement 311 Administrateurs/Gestion).
    (S'applique à l'année scolaire 2002-2003)
  • Le dirigeant/coordonnateur en matière d'élèves à risque devrait être imputé à l'article 161 – Coordonnateurs et conseillers. Cela s'applique même si le dirigeant/coordonnateur du conseil est une agente ou un agent de surveillance (Voir les définitions des articles 102 et 161). (S'applique à l'année scolaire 2002-2003)
  • Une légère modification a été apportée à la façon d'inscrire le total par opposition aux coûts différentiels reliés à l'éducation de l'enfance en difficulté donnée en salle de classe distincte. Veuillez vous référer à la section Coûts en matière d'éducation de l'enfance en difficulté. Un document supplémentaire intitulé « Directives 2003-2004 relatives à la production de rapports des dépenses en matière d'éducation à l'enfance en difficulté pour les DSB » est inclus dans le Plan comptable et devrait être étudié avec soins.

Une feuille de calcul en format Excel intitulée « Recherche de données » est aussi incluse. Cette feuille utilise la fonction « Filtre automatique » de Excel. Cliquez sur n'importe quelles flèches de déroulement dans le haut de la feuille afin de filtrer les lignes de données du Plan comptable.

Pour obtenir des renseignements ou des précisions supplémentaires concernant le Plan comptable, veuillez communiquer avec l'agente ou l'agent aux finances de votre conseil ou l'une ou l'autre des personnes suivantes :

Marie Li (Marie.Li@edu.gov.on.ca)
Marion Jarrell (Marion.Jarrell@edu.gov.on.ca)
Mark Bonham (Mark.Bonham@edu.gov.on.ca)
Charles Brousseau (Charles.Brousseau@edu.gov.on.ca)