Dossier scolaire de l'Ontario : Guide, 2000

Introduction
1. Constitution d'un DSO
2. Responsabilité du DSO
3. Composantes du DSO
4. Accès au DSO
5. Utilisation et tenue à jour du DSO
6. Transfert du DSO
7. Départ de l'élève
8.Conservation, entreposage et destruction de renseignements consignés dans le DSO
9. Correction ou retrait de renseignements consignés dans le DSO
10. Changement de nom de famille
11. Dossiers de l'éducation permanente

Annexes

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INTRODUCTION

Le dossier scolaire de l'Ontario (DSO) est le dossier faisant état des progrès de chaque élève tout au long de sa fréquentation scolaire en Ontario. Conformément à la Loi sur l'éducation, la directrice ou le directeur d'école doit « recueillir des renseignements en vue de les verser dans un dossier pour chaque élève inscrit à l'école, et constituer, tenir, conserver et transférer le dossier, ainsi que s'en défaire ». La loi réglemente également l'accès au DSO et stipule que « l'examen des renseignements figurant dans le dossier est réservé, sous le sceau du secret, aux agents de supervision et au directeur d'école et aux enseignants de l'école en vue d'améliorer l'enseignement donné à l'élève ». L'élève et les parents1 de l'élève mineur (c'est-à-dire de moins de dix-huit ans) doivent être informés de l'objet et du contenu du DSO et avoir accès à tous les renseignements qui y sont consignés.

Le présent guide énonce les directives du ministère de l'Éducation en ce qui concerne la constitution, la tenue à jour, l'utilisation, la conservation, le transfert et la destruction du DSO. Il remplace le Dossier scolaire de l'Ontario : Guide, 1989.

Les directives contenues dans ce guide seront révisées au besoin. Chaque page est datée. Lorsque des changements seront apportés, on distribuera les pages modifiées, au bas desquelles sera indiquée la date de révision.

Le contenu de ce guide a été examiné pour vérifier que sont respectées la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée. En appliquant les directives énoncées dans ce guide ou établies par le conseil scolaire2, le personnel scolaire devra tenir compte des exigences de la loi pertinente sur l'accès à l'information.

Afin de se procurer les composantes suivantes du DSO, à savoir la chemise DSO, le Relevé de notes de l'Ontario, le dossier de documentation et la fiche de l'élève, on s'adressera aux fournisseurs répertoriés dans le site Web du ministère (www.edu.gov.on.ca). Ces composantes du DSO sont aussi présentées aux annexes A, C, D et E.

On trouvera également dans le site Web du ministère des formules utiles pour le DSO. Ces formules sont présentées aux annexes F, G, H, I, J et K. Les conseils scolaires et les écoles peuvent télécharger à partir du site Web ces formules et les imprimer. Ils peuvent également s'adresser à un imprimeur de leur choix. Il est interdit de faire quelque changement que ce soit aux formules présentées dans les annexes.

En ce qui concerne les bulletins scolaires de l'Ontario, les conseils et les écoles devraient consulter le Guide d'utilisation du bulletin scolaire de l'Ontario de la 1re à la 8e année et le Guide du bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e année. Ils y trouveront des renseignements sur la façon de se procurer les formulaires ainsi que des exemplaires.

1. Dans ce document, le terme parents désigne le père ou la mère, ou les deux, au même titre que le tuteur ou la tutrice, ou les deux.
2. Dans ce document, les mentions conseil scolaire et conseil désignent les conseils scolaires de district et les administrations scolaires.

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1. CONSTITUTION D'UN DSO

Un dossier scolaire de l'Ontario sera constitué pour tout élève qui s'inscrit dans une école administrée par un conseil scolaire ou par le ministère de l'Éducation3. On doit informer l'élève et les parents de l'élève mineur de l'objet et du contenu du DSO au moment de l'inscription.

Le DSO est permanent. Si un élève change d'école en Ontario, son DSO sera transféré conformément aux conditions décrites dans la section 6 du présent document.

Il est permis de reproduire sur microfiche ou d'enregistrer et de conserver sur fichier électronique une ou plusieurs parties du DSO, à condition que le texte puisse être imprimé de façon claire et lisible. Des mesures devraient être prises pour conserver les documents originaux lorsqu'il importe de préserver une signature ou un paraphe sur un document. Les fichiers électroniques, microfiches, reproductions ou télécopies d'un DSO sont assujettis aux mêmes mesures de sécurité et conditions d'accès que l'original.

En cas de perte ou de destruction involontaire d'une chemise DSO, il faut en créer une nouvelle. On pourra y consigner les renseignements de la fiche de l'élève et, le cas échéant, des fiches conservées par les écoles fréquentées précédemment. On inscrira dans la marge de la couverture de la nouvelle chemise DSO la date et les circonstances de sa création.

Si elles le désirent, les écoles de l'Ontario ci-dessous peuvent constituer et tenir à jour un DSO pour leurs élèves :

  • les écoles privées;
  • les écoles administrées par les Affaires indiennes et du Nord, Canada, dans les communautés des Premières Nations (appelées écoles fédérales dans le présent document);
  • les écoles des Premières Nations administrées par les commissions indiennes de l'éducation.

Toutes les écoles qui constituent un DSO pour leurs élèves doivent se conformer aux directives du présent document.

3. Le ministère administre les écoles provinciales et les écoles d'application.

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2. RESPONSABILITÉ DU DSO

Il incombe aux conseils scolaires de veiller à ce que les directives énoncées dans le présent document soient observées. Les conseils désigneront les personnes chargées d'assumer les fonctions administratives concernant la constitution et la tenue à jour du DSO. Ils élaboreront également des directives pour déterminer :

  • les types de renseignements jugés favorables à l'amélioration de l'enseignement donné à l'élève, en sus de ceux indiqués dans le présent document;
  • à quelles fins les renseignements et les documents versés dans le DSO peuvent être utilisés, en plus de celles indiquées dans le présent document (voir la section 3.4);
  • la pertinence des documents versés dans le DSO et le retrait de tout document que l'on n'estime plus favorable à l'amélioration de l'enseignement donné à l'élève (voir la section 9);
  • les moments opportuns pour la délivrance des bulletins scolaires, outre ce qui est indiqué dans le présent document (voir la section 3.2.3.1);
  • les types de renseignements qu'il pourrait être utile de consigner sur la fiche de l'élève, en plus de ceux prescrits dans le présent document (voir la section 3.5).

Les conseils scolaires élaboreront également des procédures pour assurer :

  • la protection des renseignements consignés dans le DSO, qu'ils soient tenus à jour sur papier ou sur fichier électronique, tant pendant la phase d'utilisation que pendant la phase de conservation et d'entreposage;
  • la révision du DSO à intervalles réguliers pour en retrancher tout document qui n'est plus jugé favorable à l'amélioration de l'enseignement donné à l'élève;
  • l'entreposage du DSO pendant la période de conservation prescrite (voir la section 8);
  • la destruction complète et confidentielle des documents retranchés du DSO.

Les conseils scolaires veilleront à ce que toutes les personnes qu'ils nomment à des fonctions administratives concernant la constitution et la tenue à jour du DSO soient au courant des dispositions sur la confidentialité de la Loi sur l'éducation et des dispositions du texte de loi pertinent concernant l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Il incombe à la directrice ou au directeur d'école de faire ce qui suit :

  • constituer, tenir à jour, conserver, transférer et détruire le dossier de tout élève inscrit dans son école conformément aux directives du présent document et aux directives établies par le conseil scolaire;
  • veiller à ce que les documents versés dans le DSO soient recueillis et entreposés conformément aux directives du présent document et aux directives établies par le conseil scolaire;
  • assurer la protection du DSO;
  • veiller à ce que toutes les personnes chargées par le conseil de fonctions administratives concernant la constitution et la tenue à jour du DSO soient au courant des dispositions sur la confidentialité de la Loi sur l'éducation et des dispositions du texte de loi pertinent sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

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 3. COMPOSANTES DU DSO

Un DSO est constitué de ce qui suit :

  • chemise DSO, formule 1A ou formule 1;
  • bulletins scolaires;
  • Relevé de notes de l'Ontario, le cas échéant;
  • dossier de documentation, le cas échéant;
  • fiche de l'élève;
  • tout autre renseignement jugé favorable à l'amélioration de l'enseignement donné à l'élève.


3.1 Chemise DSO

Depuis le 1er septembre 1985, la directrice ou le directeur d'école doit utiliser une chemise DSO de formule 1A (voir l'annexe A) pour les élèves qui s'inscrivent à l'école pour la première fois. Dans le cas des élèves qui ont commencé avant cette date et qui fréquentent l'école, on doit adapter la formule 1 pour la faire correspondre à la formule 1A (voir l'annexe B). La chemise DSO comprend les différentes parties décrites ci-dessous, de 3.1.1 à 3.1.7.

3.1.1 Renseignements sur l'élève : Partie A

Les renseignements suivants seront portés au dossier :

  • les nom et prénom(s) de l'élève et sa date de naissance. (La directrice ou le directeur d'école indiquera sur la chemise le document vérifié – p. ex., certificat de naissance, certificat de baptême, passeport –, précisera la date de la vérification et apposera ses initiales.);
  • le numéro matricule assigné à l'élève par l'école ou le conseil scolaire, le cas échéant;
  • le numéro d'identification du ministère (NIM) ou le numéro d'immatriculation scolaire de l'Ontario (NISO), le cas échéant.

3.1.2 Écoles fréquentées : Partie B

Les renseignements suivants seront portés au dossier :

  • le nom de chaque école fréquentée par l'élève;
  • le nom du conseil scolaire, le nom de la commission indienne de l'éducation ou le nom de la personne qui administrait l'école privée ou l'école fédérale;
  • pour chaque année d'études, la date du premier et du dernier jour à l'école;
  • le nom d'une enseignante ou d'un enseignant responsable.

Si l'élève vient d'un établissement d'enseignement qui n'était pas tenu de constituer un DSO, la partie B pourra comprendre d'autres renseignements qui permettront de compléter le dossier par rapport aux écoles fréquentées auparavant.

3.1.3 Départ d'une école ontarienne : Partie C de la formule 1A ou parties J et K de la formule 1

Les renseignements suivants seront portés au dossier lorsque l'élève quitte l'école (voir aussi la section 7) :

  • la date de départ;
  • l'adresse de l'élève au moment du départ;
  • la destination prévue par l'élève à son départ, que ce soit un programme éducatif ou le marché du travail.

3.1.4 Nom des parents : Partie D

Les renseignements suivants seront portés au dossier :

  • le prénom des parents de l'élève ou leur prénom et leur nom de famille si celui-ci est différent de celui de l'élève;
  • en cas de décès du père ou de la mère, ou du tuteur ou de la tutrice, la date du décès vis-à-vis du nom de la personne décédée.

3.1.5 Renseignements médicaux particuliers : Partie E

On inscrira un résumé de toute particularité médicale de l'élève lorsque des renseignements à ce sujet ont été communiqués à la directrice ou au directeur d'école. Les renseignements qui figurent à la partie E seront datés et tenus à jour.

3.1.6 Photographies et renseignements sur les activités scolaires : Parties F et G de la formule 1A ou parties F, G et I de la formule 1

On pourra ajouter ce genre d'information conformément aux directives établies par le conseil (voir la section 2).

3.1.7 Renseignements supplémentaires : Partie H

Les renseignements suivants seront portés au dossier, le cas échéant :

  • la date à laquelle l'élève a commencé un programme d'apprentissage parallèle dirigé pour élèves dispensés de fréquentation scolaire (règlement 308) ainsi que le rapport du comité du programme, qui doit être versé dans le dossier de documentation du DSO (voir la section 3.4).


3.2 Bulletins scolaires

3.2.1 Le bulletin scolaire de l'Ontario de la 1re à la 8e année

3.2.1.1 Utilisation et préparation

Les conseils scolaires utiliseront le bulletin scolaire de l'Ontario de la 1re à la 8e année dans toutes leurs écoles élémentaires et le délivreront au moins trois fois par an.

Le bulletin scolaire de la 1re à la 8e année, dûment rempli (les trois pages), ou une copie conforme, sera versé dans la chemise DSO de chaque élève inscrit à l'école depuis plus de six semaines à partir du début de l'étape couverte par le bulletin :

  • au moment où l'élève change d'école; ou
  • au moment de son départ de l'école; ou
  • à la fin de chacune des trois étapes, la première délivrance du bulletin se faisant à l'automne.

Le bulletin scolaire de l'Ontario de la 1re à la 8e année, ou une copie conforme, sera communiqué à l'élève adulte ou aux parents de l'élève mineur.

3.2.1.2 Contenu

On trouvera les versions du bulletin scolaire dans le Guide d'utilisation du bulletin scolaire de l'Ontario de la 1re à la 8e année ainsi que des renseignements pertinents.

3.2.1.3 Qualité du papier

Le papier utilisé pour imprimer le bulletin scolaire doit pouvoir supporter un entreposage prolongé.

3.2.1.4 Format électronique

S'ils le désirent, les conseils scolaires peuvent utiliser un format électronique du bulletin scolaire de l'Ontario de la 1re à la 8e année. Cependant, il faut verser dans le DSO une version sur papier du bulletin scolaire de l'Ontario de la 1re à la 8e année, dûment rempli, ou une copie conforme.

3.2.2 Le bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e année

3.2.2.1 Utilisation et préparation

À compter de l'année scolaire 1999-2000, les conseils scolaires utiliseront le bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e année pour les élèves de 9e année fréquentant leurs écoles secondaires. Ils utiliseront le bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e année pour les élèves de 10e année à partir de l'année scolaire 2000-2001, pour les élèves de 11e année à partir de l'année scolaire 2001-2002 et pour les élèves de 12e année à partir de l'année scolaire 2002-2003.

Le bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e année, dûment rempli (les trois pages), ou une copie conforme, sera versé dans la chemise DSO de chaque élève inscrit à l'école depuis plus de six semaines à partir du début de l'étape couverte par le bulletin :

  • au moment où l'élève change d'école; ou
  • au moment de son départ de l'école; ou
  • deux fois par semestre dans les écoles à horaire semestriel, la première délivrance du bulletin se faisant à l'automne; ou
  • à la fin de chacune des trois étapes dans les écoles à horaire non semestriel, la première délivrance du bulletin se faisant à l'automne.

Le bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e année, ou une copie conforme, sera communiqué à l'élève adulte ou aux parents de l'élève mineur.

3.2.2.2 Contenu

On trouvera les versions du bulletin scolaire dans le Guide du bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e  année ainsi que des renseignements pertinents.

3.2.2.3 Qualité du papier

Voir la section 3.2.1.3.

3.2.2.4 Format électronique

S'ils le désirent, les conseils scolaires peuvent utiliser un format électronique du bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e année. Cependant, il faut verser dans le DSO une version sur papier du bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e année, dûment rempli, ou une copie conforme.

3.2.3 Bulletins scolaires du conseil

3.2.3.1 Utilisation et préparation

Les conseils scolaires peuvent élaborer leurs propres bulletins scolaires pour les élèves de la maternelle et du jardin d'enfants. Ils utiliseront également leurs propres bulletins pour les élèves des 10e, 11e et 12e  années jusqu'à ce qu'ils soient tenus d'utiliser le bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e année, comme il est indiqué à la section 3.2.2.1. En outre, ils peuvent utiliser leurs propres bulletins pour les élèves qui ont un plan d'enseignement individualisé (PEI), comme il est indiqué dans le Guide du bulletin scolaire de l'Ontario de la 1re à la 8e  année et dans le Guide du bulletin scolaire de l'Ontario de la 9e à la 12e  année, sous la rubrique portant sur le PEI.

Les conseils scolaires qui divisent l'année scolaire en un plus grand nombre d'étapes que celles stipulées aux sections 3.2.1.1 et 3.2.2.1 peuvent utiliser pour ces étapes additionnelles des bulletins qu'ils élaborent eux-mêmes.

Un bulletin scolaire sera rempli et versé dans la chemise DSO de chaque élève inscrit à l'école depuis plus de six semaines à partir du début de l'étape couverte par le bulletin :

  • au moment où l'élève change d'école; ou
  • au moment de son départ de l'école; ou
  • à la fin de l'année scolaire; ou
  • à la fin de chaque semestre dans les écoles à horaire semestriel; ou
  • à tout autre moment stipulé par le conseil.

Le bulletin scolaire, ou une copie conforme, sera communiqué à l'élève adulte ou aux parents de l'élève mineur.

3.2.3.2 Contenu

Dans le cas des années d'études pour lesquelles le bulletin scolaire de l'Ontario n'est pas prescrit et selon les conditions indiquées à la section 3.2.3.1, le conseil scolaire approuvera l'utilisation dans ses écoles de bulletins qui contiennent ce qui suit :

  • les nom et prénom(s) de l'élève tels qu'ils sont inscrits sur la chemise DSO;
  • le nom et l'adresse de l'école et tout autre renseignement nécessaire pour l'identifier;
  • le nom de la directrice ou du directeur d'école;
  • la signature de l'enseignante ou de l'enseignant;
  • la signature de la directrice ou du directeur d'école;
  • le rapport d'assiduité de l'élève;
  • la date de délivrance du bulletin scolaire;
  • pour tous les cours suivis, le rendement de l'élève (indiqué par un rapport anecdotique, une note en pourcentage ou un classement par lettre) ou une déclaration selon laquelle il n'a pas été possible, faute de temps, d'évaluer le rendement de l'élève;
  • l'année d'études dans laquelle l'élève est placé ou à laquelle il est promu;
  • pour les cours du palier secondaire, le titre et le code du cours selon le système uniforme de codage;
  • pour les cours du palier secondaire suivis pour obtenir des crédits, la valeur en crédits de chaque cours (exprimée par un nombre entier ou un nombre avec un maximum de deux décimales) ou, dans le cas des cours qui n'ouvrent pas droit à des crédits, l'indication que ces cours ne donnent pas droit à des crédits;
  • un espace réservé aux commentaires de l'élève adulte ou des parents de l'élève mineur;
  • la déclaration suivante à l'intention des parents et des élèves :

    Avis aux élèves et aux parents :

    Vous êtes priés de conserver le présent bulletin scolaire aux fins de consultation ultérieure. L'original du bulletin, ou sa copie conforme, a été versé dans le dossier scolaire de l'Ontario (DSO) de l'élève, où il y sera conservé pendant cinq ans (5) après le départ de l'élève de l'école.

3.2.3.3 Qualité du papier

Voir la section 3.2.1.3.


3.3 Relevé de notes de l'Ontario

Les exigences relatives au Relevé de notes de l'Ontario sont expliquées dans le Manuel du Relevé de notes de l'Ontario, 1999. À compter de l'année scolaire 1999-2000, le Relevé de notes de l'Ontario constituera un dossier cumulatif et permanent des cours réussis en 9e et 10e année et de toutes les tentatives, réussies ou non, pour les cours des 11e et 12e années et les cours préuniversitaires de l'Ontario, ainsi que des autres conditions d'obtention du diplôme. Le Relevé de notes de l'Ontario fait partie du DSO. On peut utiliser un support sur papier pour le tenir à jour et on devrait verser cette copie sur papier dans la chemise DSO. Si on utilise un support électronique pour le tenir à jour, on doit en faire une copie sur papier, produite et mise à jour conformément aux directives du Manuel du Relevé de notes de l'Ontario, 1999. Le formulaire du Relevé de notes de l'Ontario est présenté à l'annexe C.


3.4 Dossier de documentation

S'il faut constituer un dossier de documentation, celui-ci est versé dans la chemise DSO. On constituera un dossier de documentation lorsque les renseignements suivants sont exigés :

  • l'attestation de vérification d'une ordonnance de garde;
  • l'attestation de vérification d'un changement de nom de famille (voir la section 10);
  • la demande par écrit de porter un nom d'emprunt (voir la section 10.1);
  • l'énoncé d'une décision du comité d'identification, de placement et de révision, la recommandation d'une commission d'appel et la décision du conseil scolaire concernant l'identification ou le placement, ou les deux le cas échéant, et la décision du tribunal concernant l'identification ou le placement, ou les deux le cas échéant;
  • le plan d'enseignement individualisé de l'élève qui bénéficie de programmes et de services à l'enfance en difficulté;
  • les rapports d'évaluation psychologique, médicale ou scolaire de l'élève;
  • la formule d'allocation d'aide spécialisée (AAS);
  • le rapport du comité sur le programme d'apprentissage parallèle dirigé pour élèves dispensés de fréquentation scolaire;
  • les lettres de demande de correction ou de retrait de renseignements du dossier lorsque la demande a été rejetée (voir la section 9);
  • d'autres rapports ou renseignements jugés utiles conformément aux directives du conseil scolaire (voir la section 2);
  • le formulaire de signalement des incidents violents (voir l'annexe J)4.

On trouvera à l'annexe D le modèle du dossier de documentation.

Lorsqu'on commande un rapport à un membre du personnel professionnel ou paraprofessionnel ou à toute autre personne compétente, cette personne devrait être informée que son rapport sera versé dans le DSO et sera assujetti aux conditions d'accès qui régissent le DSO.

Comme pour tout document versé dans le DSO, ces rapports ne devraient y être classés que si la directrice ou le directeur d'école les juge favorables à l'amélioration de l'enseignement donné à l'élève.


3.5 Fiche de l'élève

La fiche de l'élève donne à l'école un accès pratique à certains renseignements sur l'élève. Elle demeurera à l'école pendant la durée des études de l'élève dans cette école. Elle n'est pas versée dans la chemise DSO et n'est pas transférée avec le DSO lorsque l'élève change d'école.

Les renseignements suivants seront consignés sur la fiche de l'élève :

  • les nom et prénom(s) de l'élève tels qu'ils sont inscrits sur la chemise DSO;
  • le numéro matricule assigné à l'élève par l'école ou le conseil scolaire, le cas échéant;
  • le numéro d'identification du ministère (NIM) ou le numéro d'immatriculation scolaire de l'Ontario (NISO), le cas échéant;
  • le sexe de l'élève;
  • la date de naissance de l'élève (année, mois, jour);
  • le nom des parents de l'élève;
  • le cas échéant, le nom de la ou des personnes qui ont la garde de l'élève;
  • l'adresse et le numéro de téléphone actuels de l'élève ainsi qu'un numéro de téléphone en cas d'urgence si un tel numéro a été communiqué;
  • les dates (année, mois, jour) auxquelles l'élève s'inscrit à l'école, change d'école ou quitte l'école;
  • le nom et l'adresse de l'école à laquelle l'élève est transféré et la date de transfert du DSO;
  • l'adresse de l'élève à la date du transfert ou du départ de l'école;
  • le nom et l'adresse de l'école d'où l'élève est transféré ou qu'il quitte, ou tout autre moyen d'identification de cette école;
  • tout autre renseignement jugé utile conformément aux directives du conseil scolaire (voir la section 2).

Lorsqu'un élève change d'école, ou choisit une école privée, une école fédérale ou une école des Premières Nations, ou quitte l'école, la fiche de l'élève est conservée à l'école d'origine ou au bureau central des dossiers du conseil.


3.6 Relevé individuel du nombre d'heures accumulées en français langue seconde dans une école élémentaire de langue anglaise

Un relevé individuel du nombre d'heures accumulées en français langue seconde doit être créé et tenu à jour pour chaque élève fréquentant une école élémentaire de langue anglaise. On utilisera une carte identique à celle présentée à l'annexe F et on y consignera tous les renseignements exigés pour chaque inscription. Une inscription sera faite sur le relevé :

  • à la fin de l'année scolaire, du semestre ou du cours d'été; et
  • lors du transfert de l'élève dans une autre école, y compris une école privée, une école fédérale ou une école des Premières Nations; et
  • lors du départ de l'élève de l'école.

Si l'élève a déjà suivi des cours de français, mais qu'il n'existe pas de relevé à cet effet, on doit commencer à tenir un relevé dès la date d'inscription de l'élève dans une école de langue anglaise de l'Ontario. On indiquera aux premières lignes du relevé ce que l'on sait des études antérieures de l'élève en français langue seconde et dans d'autres matières enseignées en français. S'il faut donner une estimation du nombre d'heures accumulées, on doit préciser que le chiffre est approximatif.

4. Pour de plus amples renseignements sur la façon de tenir à jour les dossiers sur les incidents violents, on pourra consulter la publication ministérielle intitulée Pour des écoles sans violence, dans la deuxième partie, à la section V « Tenue de dossiers sur les incidents violents entraînant suspension ou renvoi et sur les déclarations à la police », p. 39-40.


3.7 Reconnaissance des acquis : revendication de crédits – relevé cumulatif

Lorsqu'un élève du palier secondaire revendique le crédit pour un cours de 10e, 11e ou 12e  année par l'entremise du processus de revendication de crédits de la reconnaissance des acquis (RDA), un relevé des crédits obtenus et des crédits que l'élève a tenté d'obtenir sera établi et versé dans le DSO de l'élève. On utilisera le relevé intitulé «Reconnaissance des acquis : revendication de crédits – Relevé cumulatif» (voir l'annexe K). On doit inscrire dans ce relevé la note en pourcentage obtenue par l'élève, que celui-ci ait réussi ou échoué, ou un abandon si l'élève s'est retiré du processus de revendication de crédits. (S'il est nécessaire d'utiliser plus d'un relevé cumulatif pour consigner les revendications de crédits de l'élève, le ou les relevés cumulatifs supplémentaires devraient être joints au premier relevé.)

Conformément à la Note Politique/Programmes nº 129 intitulée «Reconnaissance des acquis (RDA) : mise en œuvre dans les écoles secondaires de l'Ontario» publiée le 6 juillet 2001, il existe deux relevés, soit le relevé cumulatif et le relevé provisoire. Seul le relevé cumulatif sera conservé dans le DSO de l'élève. Lorsqu'un élève obtient un crédit par l'entremise du processus de revendication de crédits dans une école autre que l'école habituelle de l'élève (l'école habituelle étant l'école qui tient à jour le DSO de l'élève), la directrice ou le directeur de cette autre école utilisera le relevé provisoire (fourni dans la note) pour communiquer les résultats de la revendication de crédits par l'élève à l'école qui tient à jour le DSO. La directrice ou le directeur de l'école habituelle de l'élève consignera ensuite ces renseignements dans le relevé cumulatif conservé dans le DSO de l'élève.

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4. ACCÈS AU DSO

Par accès au DSO, on entend le droit des personnes autorisées par la Loi sur l'éducation, ou une autre loi, d'examiner le contenu du DSO. En outre, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée autorisent les personnes qui ont un droit d'accès aux renseignements personnels à recevoir une copie de ces renseignements. Cette disposition s'applique tant durant la période d'utilisation que durant la période de conservation et d'entreposage du DSO.

La Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, qui s'applique aux écoles administrées par les conseils scolaires, et la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, qui s'applique aux écoles provinciales et d'application, interdisent aux établissements de divulguer les renseignements personnels qu'ils détiennent ou dont ils sont responsables à toute personne autre que celle qui est visée par les renseignements, sauf dans certaines circonstances. Ces circonstances sont définies dans la législation et c'est à la direction de l'établissement de décider d'accorder ou d'interdire l'accès aux renseignements demandés. Les conseils scolaires devraient consulter leur coordonnatrice ou coordonnateur de l'accès à l'information pour décider s'ils devraient établir des directives sur l'accès au DSO. Toute directive doit être définie en conformité avec la loi.

Les conseils scolaires devraient élaborer leurs propres formules de consentement; ils doivent utiliser de telles formules lorsque le consentement des parents ou des élèves adultes est exigé pour la divulgation de renseignements consignés dans le DSO. Il ne convient pas d'utiliser la formule 14 à cette fin. La formule 14 devrait être réservée à la divulgation des dossiers cliniques aux termes de la Loi sur la santé mentale.


4.1 Élèves

Tout élève a le droit de consulter son propre DSO.


4.2 Parents

Les parents ont le droit de consulter le DSO de leur enfant tant que celui-ci est mineur (moins de 18 ans). Aux termes de la Loi portant réforme du droit de l'enfance et de la Loi de 1985 sur le divorce, les droits du père ou de la mère qui n'a pas la garde de l'enfant comprennent, outre le droit de visite, le droit de demander et de recevoir des renseignements sur la santé, l'éducation et le bien-être de son enfant.


4.3 Personnel scolaire

Aux termes de la Loi sur l'éducation, seuls les agentes et agents de supervision, la directrice ou le directeur d'école et les enseignantes et enseignants de l'école ont accès au DSO, aux fins d'amélioration de l'enseignement donné à l'élève. Comme il est spécifié ci-dessus, dans certaines circonstances particulières, un accès supplémentaire peut être autorisé aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée.


4.4 Ministère et conseils scolaires

La Loi sur l'éducation autorise la compilation et la divulgation des renseignements consignés dans un DSO si cela est exigé par la ou le ministre de l'Éducation ou le conseil scolaire. Lorsque des membres du personnel du ministère demandent des renseignements consignés dans le DSO, les élèves adultes et les parents des élèves mineurs en seront informés.


4.5 Tribunaux et organismes chargés de l'application de la loi

Le paragraphe 266(2) de la Loi sur l'éducation stipule que le DSO ne sera pas produit lors d'instances judiciaires. Cependant, certaines circonstances peuvent entraîner une demande d'accès au DSO d'élèves qui fréquentent l'école ou qui l'ont fréquentée. Dans ce cas, les conseils scolaires devraient demander conseil à leurs avocates ou avocats pour ce qui suit :

  • si la Loi sur l'éducation interdit, en fait, la production du DSO;
  • si le DSO en question est pertinent aux poursuites;
  • au cas où le DSO est pertinent aux poursuites, s'il est possible de soumettre au tribunal une copie plutôt que l'original.

Les points susmentionnés sont pertinents à une cause civile ou une affaire criminelle (voir les sections 4.5.1 et 4.5.2).

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée autorisent la divulgation de renseignements personnels aux fins d'exécution de la loi. Les conditions de la divulgation et la définition de l'expression « exécution de la loi » sont indiquées dans la législation. Les conseils scolaires devraient consulter leur coordonnatrice ou coordonnateur de l'accès à l'information et leurs conseillères ou conseillers juridiques pour déterminer s'ils devraient élaborer des directives concernant la divulgation des renseignements consignés dans un DSO aux tribunaux et aux organismes chargés de l'application de la loi.

Dans les instances judiciaires, sous réserve d'un appel, l'ordonnance du juge doit être respectée. Si une directrice ou un directeur d'école reçoit une ordonnance exigeant la divulgation d'un DSO, elle ou il devrait communiquer avec les conseillères ou conseillers juridiques du conseil. Bien que les ordonnances des tribunaux doivent être respectées, la directrice ou le directeur d'école devrait demander des conseils juridiques eu égard aux points susmentionnés.

4.5.1 Causes civiles

Une directrice ou un directeur d'école peut recevoir une assignation de témoin et être appelé à comparaître en cour à une date donnée et à produire une partie ou la totalité d'un DSO. Si la directrice ou le directeur d'école reçoit une telle assignation, elle ou il doit s'y conformer, mais elle ou il devrait demander conseil aux conseillères ou conseillers juridiques du conseil scolaire eu égard aux points susmentionnés dans la section 4.5.

En règle générale, la directrice ou le directeur d'école devrait se présenter au tribunal avec l'original du DSO et une copie conforme, et proposer au juge que la copie soit soumise au tribunal au lieu de l'original. La directrice ou le directeur devrait aussi informer le juge que l'assignation de témoin est incompatible avec le paragraphe 266(2) de la Loi sur l'éducation. La directrice ou le directeur doit cependant remettre le DSO au tribunal si le juge l'ordonne.

4.5.2 Affaires criminelles

Le Code criminel relève du gouvernement fédéral. S'il y a conflit entre le Code criminel et une loi provinciale, c'est le Code qui prévaut. C'est pourquoi, si une directrice ou un directeur d'école reçoit un mandat de perquisition aux termes du Code criminel exigeant qu'un DSO soit remis à la police, ou si elle ou il reçoit une assignation de témoin et la demande de produire le DSO en cour, elle ou il est tenu d'obtempérer. Quoi qu'il en soit, la directrice ou le directeur devrait demander conseil aux conseillères ou conseillers juridiques du conseil scolaire sur tous les points pertinents, notamment ceux qui sont susmentionnés dans la section 4.5. La directrice ou le directeur devrait aussi informer les autorités compétentes (c.-à-d. la police ou le juge) que l'utilisation de toute partie du DSO comme preuve dans une poursuite judiciaire est incompatible avec le paragraphe 266(2) de la Loi sur l'éducation. La directrice ou le directeur devrait présenter à la police ou au juge l'original et une copie conforme du DSO, et proposer que la copie soit soumise au tribunal plutôt que l'original.

4.5.3 Dispositions de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille

En vertu de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, L.R.O., 1990, chap. C.11, un tribunal peut ordonner à une directrice ou un directeur d'école de produire le DSO d'un élève aux fins d'examen et de reproduction. Un tribunal peut rendre une telle ordonnance s'il est convaincu a) que le dossier contient des renseignements susceptibles de confirmer ou d'infirmer une supposition qu'un enfant est victime de mauvais traitements ou risque d'en être victime et b) que la personne responsable du dossier en a refusé l'accès à la directrice ou au directeur d'une société d'aide à l'enfance. Si la directrice ou le directeur d'école reçoit une ordonnance du tribunal aux termes de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, elle ou il devrait demander des conseils juridiques avant d'obtempérer.


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5. UTILISATION ET TENUE À JOUR DU DSO

On peut utiliser les renseignements consignés dans le DSO pour préparer un rapport exigé en vertu de la Loi sur l'éducation ou des règlements pris en application de cette loi. Si un élève adulte, un ancien élève ou des parents d'un élève en font la demande par écrit, on peut également utiliser les renseignements consignés dans le DSO pour préparer un rapport devant accompagner une demande d'emploi ou une demande d'admission dans un programme éducatif.

Les critères d'utilisation des renseignements personnels sont stipulés dans les textes de loi sur l'accès à l'information. Les motifs d'utilisation des renseignements personnels consignés dans le DSO doivent être conformes aux directives énoncées dans le présent guide et aux directives établies par les conseils scolaires. Il faudrait informer les élèves adultes et les parents des élèves mineurs de l'utilisation des renseignements personnels au moment où ces renseignements sont recueillis pour le DSO.

On devrait examiner régulièrement le contenu du DSO conformément aux directives du conseil scolaire pour veiller à ce qu'il demeure favorable à l'amélioration de l'enseignement donné à l'élève. Cet examen doit être conforme aux dispositions de la section 9 du présent guide.


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6. TRANSFERT DU DSO

Par transfert du DSO, on entend le transfert de toutes les parties du DSO, à l'exception de la fiche de l'élève (voir la section 3.5 pour de plus amples renseignements). Sous réserve des conditions définies ci-dessous, l'original du DSO ne peut être transféré que dans une autre école de l'Ontario.

Lorsqu'un élève change d'école en Ontario, il faut expédier à sa nouvelle école un avis de transfert par écrit (voir la formule à l'annexe G) indiquant que le DSO de l'élève sera transmis après réception d'une demande officielle par écrit (voir la formule à l'annexe H ou I). Si l'élève change d'école pour une école située à l'extérieur de l'Ontario, on ne peut envoyer à cette nouvelle école qu'une copie du DSO, après réception d'une demande officielle par écrit de la nouvelle école. Voir les sections 6.1 à 6.3.

Si l'original du DSO est transféré d'une école à une autre au sein du même conseil scolaire, le conseil peut utiliser ses propres services de messagerie.

Si l'original du DSO est transféré à une école d'un autre conseil ou à une école privée, une école fédérale ou une école des Premières Nations, ou à une école provinciale ou d'application, on doit recourir à la poste prioritaire ou à un mode de livraison équivalent, que le conseil aura approuvé et qui assurera le caractère confidentiel du document et garantira une prompte livraison.

Si les renseignements consignés dans le DSO ont été reproduits en tout ou en partie sur microfiche ou dans un fichier électronique et que l'école d'accueil possède l'équipement lui permettant de recevoir ces formats et de les reproduire ou de les visionner de la même façon que dans l'école d'origine, on peut transmettre les renseignements du DSO sous forme de microfiche ou par voie électronique en attendant la transmission des parties du DSO sur papier.

Si l'école transmet les renseignements consignés dans un DSO par voie électronique ou par télécopie, des mesures doivent être prises pour assurer que la communication s'effectuera de façon sûre et confidentielle.


6.1 Transfert à une école d'un autre conseil scolaire ou à une école provinciale ou d'application de l'Ontario

Avant de transmettre l'original d'un DSO à une école qui relève d'un autre conseil scolaire de l'Ontario ou à une école provinciale ou d'application de l'Ontario, la directrice ou le directeur d'école doit avoir reçu une demande par écrit de la directrice ou du directeur de la nouvelle école de l'élève. On trouvera à l'annexe H la formule de demande officielle.


6.2 Transfert à une école privée, À une école fédérale ou À une école des Premières Nations de l'Ontario

Avant de communiquer l'original d'un DSO à une école privée inspectée ou non inspectée, à une école fédérale ou à une école des Premières Nations de l'Ontario, la directrice ou le directeur d'école doit avoir reçu :

  • une demande par écrit de la nouvelle école de l'élève, dans laquelle celle-ci accepte la responsabilité du DSO et s'engage à le tenir à jour, à l'utiliser, à le conserver, à le transférer et à le détruire conformément aux présentes directives (voir l'annexe I); et
  • une déclaration par écrit, signée par l'élève adulte ou les parents de l'élève mineur, indiquant que celui-ci ou ceux-ci consentent au transfert.


6.3 Transfert à un établissement d'enseignement hors de l'Ontario

L'original du DSO ne peut pas être transféré à l'extérieur de l'Ontario. Seule une copie conforme du DSO peut être envoyée à la directrice ou au directeur d'un établissement d'enseignement situé à l'extérieur de l'Ontario, après que la directrice ou le directeur responsable du DSO a reçu ce qui suit :

  • une demande par écrit de la directrice ou du directeur de l'établissement d'enseignement situé à l'extérieur de l'Ontario; et
  • une déclaration par écrit, signée par l'élève adulte ou les parents de l'élève mineur, indiquant que celui-ci ou ceux-ci consentent au transfert.

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 7. DÉPART DE L'ÉLÈVE

L'expression «départ de l'élève» s'applique lorsque l'élève quitte l'école et n'est plus inscrit dans une école. On ne considère pas qu'un élève a quitté l'école a) lorsqu'il s'absente temporairement avec la permission par écrit de la directrice ou du directeur d'école ou b) lorsqu'il change d'école en Ontario.

Lorsque l'élève quitte l'école, la directrice ou le directeur d'école qui détient son DSO remet à l'élève adulte ou aux parents de l'élève mineur ce qui suit :

  • une copie à jour du Relevé de notes de l'Ontario, le cas échéant;
  • les renseignements et documents versés dans la chemise DSO qu'il n'est pas obligatoire de conserver conformément aux dispositions décrites à la section 8.

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 8. CONSERVATION, ENTREPOSAGE ET DESTRUCTION DE RENSEIGNEMENTS CONSIGNÉS DANS LE DSO

Les règlements pris en application des lois sur l'accès à l'information stipulent qu'un établissement qui a utilisé des renseignements personnels doit les conserver pendant au moins un an après leur utilisation, à moins que la personne visée par ces renseignements ne consente par écrit à ce qu'ils soient détruits plus tôt. Par conséquent, tout renseignement personnel consigné dans un DSO devrait être conservé par l'école pendant au moins un an après son utilisation, à moins que la directrice ou le directeur d'école ne reçoive par écrit un consentement de la personne visée permettant de le détruire plus tôt.

Les composantes suivantes du DSO seront conservées pendant cinq ans après le départ de l'élève de l'école :

  • bulletins scolaires;
  • dossier de documentation, le cas échéant;
  • tout renseignement supplémentaire que le conseil scolaire a jugé approprié de conserver.

Les composantes suivantes du DSO seront conservées pendant cinquante-cinq ans après le départ de l'élève de l'école :

  • chemise DSO;
  • Relevé de notes de l'Ontario;
  • fiche de l'élève.

La destruction du DSO en tout ou en partie quand sa conservation n'est plus exigée en vertu des présentes directives s'effectuera dans des conditions qui en garantissent l'élimination complète et confidentielle.

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 9. CORRECTION OU RETRAIT DE RENSEIGNEMENTS CONSIGNÉS DANS LE DSO

Si, conformément aux directives du conseil scolaire, on considère que certains renseignements ou documents versés dans la chemise DSO ne favorisent plus l'amélioration de l'enseignement donné à l'élève, la directrice ou le directeur d'école fera retrancher ces renseignements ou documents du DSO. Ces renseignements ou documents seront remis à l'élève adulte ou aux parents de l'élève mineur, ou ils seront détruits (voir la section 8).

Il se peut que l'élève adulte ou les parents de l'élève mineur jugent que les renseignements consignés dans le DSO n'ont pas été enregistrés correctement ou qu'ils ne favorisent pas l'amélioration de l'enseignement donné à l'élève. Dans ce cas, l'élève adulte ou les parents de l'élève mineur peuvent demander par écrit à la directrice ou au directeur d'école de corriger l'inexactitude alléguée ou de retrancher les renseignements du dossier. Si la directrice ou le directeur d'école se conforme à la demande, les renseignements seront corrigés ou retranchés du dossier et détruits ou remis à l'élève adulte ou aux parents de l'élève mineur. Dans ce cas, aucune mention de la demande ne sera faite dans le DSO.

Si la directrice ou le directeur d'école rejette la demande, l'élève adulte ou les parents de l'élève mineur peuvent demander par écrit que la directrice ou le directeur transmette la demande à l'agente ou à l'agent de supervision compétent. L'agente ou l'agent de supervision soit a) demande à la directrice ou au directeur de donner suite à la demande, soit b) transmet le DSO et la demande à une personne désignée par la ou le ministre de l'Éducation. Si l'agente ou l'agent de supervision demande à la directrice ou au directeur de donner suite à la demande, aucune mention de la demande ne sera conservée dans le DSO. Si l'agente ou l'agent de supervision communique le DSO et la demande à une personne désignée par la ou le ministre de l'Éducation, celle-ci tiendra une audience à laquelle la directrice ou le directeur d'école et les auteurs de la demande seront partie. La personne désignée par la ou le ministre rend, après audience, une décision qui est définitive et qui lie toutes les parties. Si la personne désignée par la ou le ministre ordonne que la demande soit agréée, aucune mention de la demande ne sera conservée dans le DSO. Si celle-ci rejette la demande, la demande originale, portant la date à laquelle elle a été présentée, ainsi que la décision définitive seront conservées dans le dossier de documentation.

Les textes de loi sur l'accès à l'information autorisent les demandes de correction des renseignements personnels consignés dans un dossier.

La directrice ou le directeur d'école veillera à ce qu'aucun DSO ne divulgue : a) l'infraction ou la prétendue infraction qu'aurait commise un élève à une loi ou à un règlement visé par la Loi sur les jeunes contrevenants ou la partie V-A de la Loi sur les infractions provinciales; b) les décisions rendues à l'issue de toute poursuite intentée en vertu de ces lois ou règlements. Si une inscription dans le DSO divulgue une telle information, la directrice ou le directeur d'école veillera à ce que l'énoncé de cette inscription soit modifié comme il convient ou supprimé du DSO.

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10. CHANGEMENT DE NOM DE FAMILLE

10.1 Adoption d'un nom d'emprunt

Lorsqu'une directrice ou un directeur d'école reçoit d'un élève adulte ou des parents d'un élève mineur une demande par écrit requérant que l'élève porte un nom de famille autre que son nom légal et que a) l'élève est connu sous un nom de famille différent de son nom légal, et que b) ce nom est un nom d'emprunt et c) qu'il est dans l'intérêt de l'élève d'utiliser ce nom, la directrice ou le directeur d'école inscrit le nom d'emprunt dans la partie A de la chemise DSO, en plus du nom légal de l'élève. Le nom d'emprunt sera utilisé à partir de ce moment. Dans ce cas, le nom légal est mis entre parenthèses. La demande par écrit est conservée dans le dossier de documentation (voir la section 3.4).


10.2 Changement de nom par mariage

Lorsqu'une directrice ou un directeur d'école reçoit un document attestant qu'un élève a changé son nom de famille par suite de mariage, elle ou il verse dans le dossier de documentation ce document, une copie du document ou une attestation du fait qu'elle ou il a pris connaissance du document. La directrice ou le directeur d'école changera le nom de famille de l'élève dans toutes les composantes actuelles et futures du DSO.


10.3 Changement du nom légal

Lorsqu'une directrice ou un directeur d'école reçoit un document attestant qu'un élève a changé de nom en conformité avec les lois de la province, de l'État ou du pays où le document a été rédigé, elle ou il verse dans le dossier de documentation ce document, une copie du document ou une attestation du fait qu'elle ou il a pris connaissance du document. Si elle ou il en reçoit la demande, la directrice ou le directeur changera le nom de famille de l'élève dans toutes les composantes du DSO, de sorte que le DSO semblera avoir été initialement établi sous le nouveau nom de famille.

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DOSSIERS DE L'ÉDUCATION PERMANENTE

La directrice ou le directeur d'un cours ou d'un programme d'éducation permanente établira une fiche pour chaque élève inscrit à un programme ou à un cours d'éducation permanente d'un conseil scolaire dans le but d'obtenir un ou plusieurs crédits du palier secondaire. La fiche de l'élève contiendra les renseignements suivants :

  • les nom et prénom(s) de l'élève;
  • le numéro matricule assigné à l'élève par l'école ou le conseil scolaire, le cas échéant;
  • le numéro d'identification du ministère (NIM) ou le numéro d'immatriculation scolaire de l'Ontario (NISO), le cas échéant;
  • le sexe de l'élève;
  • la date de naissance de l'élève (année, mois, jour) et le document consulté pour vérifier cette date;
  • le cas échéant, le nom de la ou des personnes qui ont la garde de l'élève et pour qui une attestation de vérification de l'ordonnance de garde a été versée dans le dossier de documentation;
  • l'adresse et le numéro de téléphone actuels de l'élève ainsi qu'un numéro de téléphone en cas d'urgence si un tel numéro a été communiqué;
  • les dates (année, mois, jour) auxquelles l'élève s'inscrit au programme, change de programme ou quitte le programme;
  • le nom et l'adresse de l'école à laquelle l'élève est transféré et la date du transfert;
  • l'adresse de l'élève à la date du transfert ou du départ du programme;
  • le nom et l'adresse ou tout autre moyen d'identification du programme d'éducation permanente d'où l'élève est transféré ou qu'il quitte;
  • tout autre renseignement jugé utile conformément aux directives du conseil scolaire (voir la section 2).

Le Relevé de notes de l'Ontario sera tenu à jour par la directrice ou le directeur du programme d'éducation permanente. Cependant, si l'élève est inscrit dans un programme de l'école de jour, la directrice ou le directeur du programme d'éducation permanente informera la direction de l'école de jour du nombre de crédits obtenus par l'élève afin qu'il en soit fait mention dans le Relevé de notes de l'Ontario.

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ANNEXES

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