Avis de collecte indirecte de renseignements personnels
Foire aux questions
- Quel type de renseignements le Ministère recueille-t-il et qui les lui fournit?
- Pourquoi le Ministère doit-il recueillir tous ces renseignements si les écoles, les conseils scolaires et les administrations scolaires les recueillent déjà?
- D'où viennent précisément les renseignements personnels?
- Qu'arrive-t-il aux renseignements personnels que le Ministère recueille indirectement?
- Pouvez-vous donner des exemples d'utilisation de données dépersonnalisées par le Ministère?
- Comment le Ministère protège-t-il les renseignements personnels sur les élèves et le personnel enseignant?
1. Quel type de renseignements le Ministère recueille-t-il et qui les lui fournit?
Le Ministère recueille des renseignements personnels et autres de plusieurs sources, notamment des écoles, des conseils scolaires, des administrations scolaires, du Bureau de la qualité et de la responsabilité en éducation, du Service d'admission des collèges de l'Ontario et du Centre de demande d'admission aux universités de l'Ontario. Selon la définition fournie au paragraphe 2(1) de la Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels sont des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. Le Ministère recueille indirectement des renseignements personnels comme le nom, le numéro d'immatriculation scolaire de l'Ontario, le numéro ministériel d'éducateur, le sexe, la date de naissance (mois et année), l'historique de l'emploi du personnel enseignant et l'historique de la scolarité des élèves.
L'éventail des renseignements que le Ministère obtient des conseils et d'autres organismes inclut :
Données sur le personnel enseignant
- Numéro ministériel d'éducateur ou d'éducatrice (NME)
- Renseignements biographiques
- Nom
- Sexe
- Date de naissance
- Affectation à l'école et au conseil
- Tâches et cours
- Transferts et retraits
Données sur les élèves
- Numéro d'immatriculation scolaire de l'Ontario (NISO)
- Renseignements biographiques
- Nom
- Sexe
- Date de naissance
- Inscription (renseignements sur l'inscription, comme le nom de l'école, l'année d'études, le code postal, l'année d'arrivée)
- Accomplissements
- Crédits
- Notes
- Certificats
- Diplôme
- Renseignements sur le programme
- Ordinaire
- Enfance en difficulté
- Langue seconde (anglais, français, langue autochtone)
- Rattrapage
- Programme d'éducation parallèle
- Suspensions et renvois (renseignement sur l'événement)
- Évaluation de l'OQRE
- Demande d'admission et inscription au palier postsecondaire
2. Pourquoi le Ministère doit-il recueillir tous ces renseignements si les écoles, les conseils scolaires et les administrations scolaires les recueillent déjà?
Les écoles, les conseils scolaires et les administrations scolaires recueillent des données pour administrer et planifier les services d'éducation au niveau local. Afin d'améliorer les résultats pour les élèves, il est important que les politiques, les programmes et les pratiques liés à l'éducation reposent sur des éléments probants. C'est pourquoi il est nécessaire que le Ministère recueille et analyse les renseignements provenant des écoles, des conseils scolaires et d'autres organismes et produise des rapports.
Le Ministère recueille des données à des périodes données de l'année et les utilise aux fins suivantes :
- application de la Loi sur l'éducation et des règlements connexes, et mise en œuvre des politiques et lignes directrices établies en application de cette loi;
- assurer le respect de la Loi sur l'éducation, des règlements, des politiques et des lignes directrices établis en application de cette loi;
- planification ou offre de programmes ou de services que le Ministère fournit ou finance en tout ou en partie, ce qui inclut les activités suivantes :
- affectation de ressources à n'importe lesquels des programmes ou services
- évaluation ou surveillance de n'importe lesquels des programmes ou services
- détection, surveillance ou répression des fraudes liées à ces programmes ou services ou des cas où des services ou des avantages connexes ont été reçus sans autorisation.
- gestion des risques ou des erreurs ou exercice d'activités visant à améliorer ou à maintenir la qualité des programmes ou des services que le Ministère fournit ou finance en tout ou en partie.
- activités de recherche ou activités statistiques dans le domaine de l'éducation qui sont menées par le Ministère ou pour son compte.
3. D'où viennent précisément les renseignements personnels?
Le Ministère recueille des renseignements personnels auprès d'établissements et d'unités d'enseignement dont le Règlement de l'Ontario 440/01 fait état. Les établissements et entités d'enseignements qui fournissent des renseignements incluent :
- Tous les conseils scolaires et administrations scolaires
- Toutes les écoles qui relèvent d'un conseil scolaire, d'une administration scolaire ou du ministère de l'Éducation
- Toutes les écoles privées de l'Ontario
- Les écoles établies à l'étranger qui ont conclu une entente avec le Ministère
- L'Office de la qualité et de la responsabilité en éducation
- Le Service d'admission des collèges de l'Ontario et le Centre de demande d'admission aux universités de l'Ontario
4. Qu'arrive-t-il aux renseignements personnels que le Ministère obtient indirectement?
C'est la Direction de la gestion de l'information qui obtient les renseignements personnels au nom du Ministère. Étant donné que le Ministère doit vérifier que ces renseignements sont exacts, il utilise des données biographiques (c.-à-d. des renseignements personnels) pour vérifier que le numéro ministériel d'éducateur (NME) ou le numéro d'immatriculation scolaire de l'Ontario (NISO) correct a été entré.
Après cette vérification, la Direction de la gestion de l'information conserve les données en lieu sûr et filtre les demandes du personnel d'autres ministères et de chercheurs externes. Dans la plupart des cas, ces utilisateurs sont autorisés à accéder à des données dépersonnalisées.
5. Pouvez-vous donner des exemples d'utilisation de données dépersonnalisées par le Ministère?
Voici des cas dans lesquels le Ministère utilise des données dépersonnalisées :
- Effectif des classes (note : la sélection des données se trouve dans le menu de gauche de la page)
- Coup d'oeil (note : Le coup d'oeil sur différentes années scolaires se trouve au bas de la page Web)
- Coup d'oeil (note : Le coup d'oeil sur les années scolaires 1994-1995 à 2004-2005 se trouve au bas de la page Web)
- Rapports sur les progrès des conseils scolaires
- Profils des conseils scolaires
- Suspensions et renvois (données de 2004-2005, 2003-2004)
- Recherche en éducation
6. Comment le Ministère protège-t-il les renseignements personnels sur les élèves et le personnel enseignant?
Les renseignements personnels que le Ministère recueille indirectement sont protégés conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée , L.R.O. 1990, chapitre F.31 et sont assujettis aux restrictions suivantes :
- Le Ministère obtient et utilise uniquement des renseignements personnels lorsque d'autres renseignements ne permettent pas d'atteindre le but visé.
- Tous les dossiers contenant des renseignements personnels sont conservés dans un lieu sûr dont l'accès est limité; par exemple :
- la technologie utilisée pour la transmission de renseignements personnels est sécuritaire et protégée par un mot de passe;
- Les données sont envoyées au Ministère par voie électronique, ce qui réduit la possibilité d'erreur humaine dans les entrées de données et optimise ainsi l'exactitude des renseignements;
- Seul un nombre limité de membres du personnel du Ministère, d'établissements d'enseignement et d'unités d'enseignement qui fournissent des renseignements personnels au Ministère, y a accès;
- Les conseils scolaires et d'autres organismes qui fournissent des données au Ministère vérifient l'exactitude des renseignements personnels avant de les lui transmettre;
- les données redondantes sont éliminées.
- Dans la plupart des cas, le Ministère peut trouver la réponse à ses besoins en dépersonnalisant les données.
- Les dossiers sont détruits de manière sûre quand le Ministère n'en a plus besoin.
- À moins que la loi ne l'exige, le Ministère ne fournit pas de « données agrégées » dans des rapports publics s'il y a cinq personnes ou moins en cause. La suppression des données de ces cinq personnes ou moins est une précaution supplémentaire pour protéger la vie privée.
